Die Gemeinde muss wichtige Entscheide und Erlasse öffentlich publizieren, damit die Einwohnerinnen und Einwohner Bescheid wissen. Mit der Veröffentlichung im offiziellen Publikationsorgan beginnt auch die Rechtsmittelfrist, in der Betroffene Einsprache erheben können. Die Publikation dient mit anderen Worten dazu, Rechtsverbindlichkeit herzustellen (vgl. z.B. § 7 Gemeindegesetz ZH). Amtliche Mitteilungen sind z.B. Baugesuche, Gesetze, Wahlergebnisse, Beschlüsse der Gemeindeversammlung etc. Die Webseite einer Gemeinde eignet sich nicht nur dafür, freiwillige Mitteilungen zu publizieren (siehe Kommunikationsinstrument Nr. 4), sondern auch um amtliche Mitteilungen zu veröffentlichen (siehe auch Kommunikationsinstrument Nr. 1 und 2). Der Vorteil aus Sicht der Bevölkerung besteht darin, dass die Informationen auf einen Blick ersichtlich sind, unabhängig davon um welche Art der Information es sich handelt. Zudem muss keine Abo-Gebühr bezahlt werden, sofern die amtlichen Mitteilungen in einem (Lokal-)Medium erscheinen. Die Bevölkerung unterscheidet i.d.R. nicht zwischen gesetzlich vorgeschriebener oder freiwilliger Kommunikation. Bei amtlichen Mitteilungen muss jedoch zuerst das offizielle Publikationsorgan definiert und dokumentiert werden. Wenn das amtliche Publikationsorgan z.B. ein (Lokal-)Medium oder eine digitale Plattform des Kantons ist, können auf der Gemeinde-Webseite die amtlichen Publikationen lediglich zur Information zusätzlich aufgeführt werden.